POLITYKA PRYWATNOŚCI

SPIS TREŚCI:

1.      Postanowienia ogólne

2.      Czym są dane osobowe

3.      Podstawy przetwarzania danych

4.      Cel, podstawa, okres i zakres przetwarzania danych osobowych

5.      Odbiorcy danych

6.      Profilowanie

7.      Rekrutacja

8.      Prawa osób, któryh dane dotyczą

9.      W jaki sposób chronione są dane osobowe

10.    Postanowienia końcowe

 

 

  1. POSTANOWIENIA OGÓLNE
  • Niniejsza polityka prywatności ma charakter informacyjny, co oznacza że nie jest ona źródłem obowiązków dla usługobiorców lub klientów. Polityka prywatności zawiera przede wszystkim zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora, w tym podstawy, cele i zakres przetwarzania danych osobowych oraz prawa osób, których dane dotyczą.
  • Administratorem danych osobowych jest 45STAGES spółką z ograniczoną odpowiedzialnościąz siedzibą w Białymstoku, przy ul. Elektrycznej nr 1/3 lok. 216, 15-080 Białystok, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku, XII Wydział Gospodarczy KRS za numerem KRS 0000059352, REGON 017303434, NIP 1230944610 – zwany dalej „Administratorem”.
  • Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwane dalej „RODO”.
  • Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których przetwarzane przez niego dane osobowe dotyczą, a w szczególności jest odpowiedzialny i zapewnia, że zbierane przez niego dane są: (1) przetwarzane zgodnie z prawem; (2) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami; (3) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane; (4) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania oraz (5) przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

 

  1. CZYM SĄ DANE OSOBOWE
  • Dane osobowe są to wszelkie informacje dotyczące identyfikowalnej osoby, ktorej rożsamość można określić pośrednio lub bezpośrednio.
  • Informacje osobowe nie obejmują informacji anonimowych lub nieosobowych (tj.: informacji, które nie mogą być skojarzone ani powiązane z określoną osobą).

 

  1. PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH
  • Administrator uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków: (1) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów; (2) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; (3) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze; lub (4) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
  • Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora wymaga każdorazowo zaistnienia co najmniej jednej z podstaw wskazanych powyżej. Konkretne podstawy przetwarzania danych osobowych stanowią ust. 4 poniżej.

 

  1. CEL, PODSTAWA, OKRES I ZAKRES PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
  • Każdorazowo cel, podstawa, okres i zakres oraz odbiorcy danych osobowych przetwarzanych przez Administratora wynika z podejmowanych przez niego dzialań.
  • Administrator może przetwarzać dane osobowe w następujących celach, na następujących podstawach, w okresach oraz w następującym zakresie:

 

Cel przetwarzania Podstawa prawna Okres retencji
Wykonanie umowy art. 6 ust. 1 lit. b RODO okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego (3 lata lub 10 lat)
Kontakt z pracownikami podmiotu, który jest stroną umowy, będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu art. 6 ust. 1 lit. f RODO okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego (3 lata lub 10 lat), chyba że wcześniej uzyskamy informację o zakończeniu stosunku pracy danej osoby
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu art. 6 ust. 1 lit. f RODO okres trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń, zgodnie z art. 118 Kodeksu cywilnego (3 lata lub 10 lat)
Spełnienia obowiązków księgowych art. 6 ust. 1 lit. c RODO

art. 74 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości

okres 5 lat od roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje i transakcje zostały ostatecznie zakończone, rozliczone lub spłacone
Oferowanie produktów i usług bezpośrednio (marketing bezpośredni) oraz przesyłanie informacji handlowych, czyli realizacji naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu art. 6 ust. 1 lit. f RODO

lub

art. 6 ust. 1 lit. A RODO

 

okres trwania prawnie uzasadnionego interesu interesu Administratora, tj. czas trwania umowy lub zgoda, po ustaniu umowy

 

  1. ODBIORCY DANYCH
  • Dla prawidłowego funkcjonowania Administratora oraz świadczenia usług, konieczne jest korzystanie z usług podmiotów zewnętrznych (takich jak np. zewnętrzna ksiegowość, kurier, czy podmioty świadczące usługi IT). Administrator korzysta wyłącznie z usług takich podmiotów przetwarzających, którzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, tak by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
  • Przekazanie danych przez Administratora nie następuje w każdym wypadku i nie do wszystkich wskazanych w polityce prywatności odbiorców lub kategorii odbiorców – Administrator przekazuje dane wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji danego celu przetwarzania danych osobowych i tylko w zakresie niezbędnym do jego zrealizowania.
  • Dane osobowe usługobiorców i klientów Administratora mogą być przekazywane następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców:
    1. podmiotom powiązanym kapitałowo z Administratorem – w przypadku, gdy podmioty współadministrują danymi lub wzajemnie wspierają się w świadczeniu usług.
    2. przewoźnicy / spedytorzy / brokerzy kurierscy – w przypadku klienta, któremu należy doręczyć towar, Administrator udostępnia zebrane dane osobowe klienta wybranemu przewoźnikowi, realizującemu przesyłki na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do zrealizowania dostawy produktu.
    3. podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub kartą płatniczą – w przypadku klienta, który korzysta ze sposobu płatności elektronicznych lub kartą płatniczą Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Klienta wybranemu podmiotowi obsługującemu powyższe płatności na zlecenie Administratora w zakresie niezbędnym do obsługi płatności realizowanej przez klienta.
    4. dostawcy usług zaopatrujący Administratora w rozwiązania techniczne, informatyczne oraz organizacyjne, umożliwiające Administratorowi prowadzenie działalności gospodarczej, w szczególności dostawcy oprogramowania komputerowego, dostawcy poczty elektronicznej i hostingu oraz dostawcy oprogramowania do zarządzania firmą i udzielania pomocy technicznej Administratorowi. Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Klienta wybranemu dostawcy działającemu na jego zlecenie jedynie w przypadku oraz w zakresie niezbędnym do zrealizowania danego celu przetwarzania danych zgodnego z niniejszą polityką prywatności.
    5. dostawcy usług księgowych, prawnych i doradczych, windykacyjnych, zapewniający Administratorowi wsparcie księgowe, prawne lub doradcze (w szczególności biuro księgowe, kancelaria prawna lub firma windykacyjna) – Administrator udostępnia zebrane dane osobowe Klienta wybranemu dostawcy działającemu na jego zlecenie jedynie w przypadku oraz w zakresie niezbędnym do zrealizowania danego celu przetwarzania danych zgodnego z niniejszą polityką prywatności.

 

  1. PROFILOWANIE
  • Rozporządzenie RODO nakłada na Administratora obowiązek informowania o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, oraz – przynajmniej w tych przypadkach – istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla osoby, której dane dotyczą. Mając to na uwadze Administrator podaje w tym punkcie polityki prywatności informacje dotyczące możliwego profilowania.
  • Administrator nie wykorzystuje podanych danych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.

 

  1. REKRUTACJA
  • W przypadku otrzymania przez Administratora aplikacji o pracę, dane osobowe kandydata są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a, wykorzystywane do:
    1. oceny umiejętności, kwalifikacji i przydatności do pracy;
    2. komunikacji w zakresie procesu rekrutacji;
    3. zachowania zgodności z prawem i przepisami.
    4. podjęcia decyzji o podpisaniu umowy o pracę lub umowy stanowiącej inną podstawę zatrudnienia.
  • Administrator będzie także przechowywał dane, w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będącego realizacją naszego prawnie uzasadnionego w tym interesu, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  • Administrator będzie przechowywał dane osobowe kandydatów przez okres trwania rekrutacji oraz przez okres maksymalnie 3 lat od dnia jej zakończenia.
  • W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, Administrator będze przechowywał dane maksymalnie przez okres 5 lat od dnia wyrażenia zgody lub do czasu cofnięcia zgody.

 

  1. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ
  • Prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia, usunięcia lub przenoszenia – osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”) lub ograniczenia przetwarzania oraz ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także ma prawo do przenoszenia swoich danych. Szczegółowe warunki wykonywania wskazanych wyżej praw wskazane są w art. 15-21 Rozporządzenia RODO.
  • Prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie – osoba, której dane przetwarzane są przez Administratora na podstawie wyrażonej zgody (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia RODO, ma ona prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  • Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – osoba, której dane przetwarzane są przez Administratora, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego w sposób i trybie określonym w przepisach Rozporządzenia RODO oraz prawa polskiego, w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  • Prawo do sprzeciwu – osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e f) (prawnie uzasadniony interes administratora), w tym profilowania na podstawie tych przepisów. Administratorowi w takim przypadku nie wolno już przetwarzać tych danych osobowych, chyba że wykaże on istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Prawo do sprzeciwu dot. marketingu bezpośredniego – jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych na potrzeby takiego marketingu, w tym profilowania, w zakresie, w jakim przetwarzanie jest związane z takim marketingiem bezpośrednim.
  • W celu realizacji uprawnień, o których mowa w niniejszym punkcie polityki prywatności można kontaktować się z Administratorem poprzez przesłanie stosownej wiadomości pisemnie lub pocztą elektroniczną na adres Administratora wskazany na wstępie polityki prywatności.

 

  1. W JAKI SPOSÓB CHRONIONE SĄ DANE OSOBOWE
  • Administrator zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych,  o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.
  • Administrator zoowiązuje się w szczególności do:
    1. zapewnienia ciągłej poufności i integralności danych osobowych poprzez zabezpieczenie przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
    2. kontroli przebiegu procesu przetwarzania danych osobowych na każdym jego etapie,
    3. regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności zastosowanych środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania oraz do ich uaktualnienia na żądanie Administratora danych.

 

  1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
  • W razie zmian przepisów lub też w wypadku rozbieżności interpretacji,  znaczenie rozstrzygające ma obowiązujące powszechnie prawo.